Registro horario en papel, 6 problemas a los que te enfrentarás tarde o temprano

Guayarmina Peña

Directora de Marketing y Comunicación Digital de MHP

Sí, ya sabemos que el sistema para registrar la jornada de los empleados, según dice la normativa, es de libre elección.

Y sí, llevarlo en papel sería una opción legal, a día de hoy.

Ahora bien, tener en cuenta que este método de fichaje, aparte de barato, se presta a lo siguiente:

  • Firmas en folios con una cuadrícula donde se leen los nombres, fechas y firmas.
  • Olvidos de firmar la hora de entrada/salida.
  • Pueden firmar otros compañeras por el que lo ha olvidado o no está.
  • La persona que olvida fichar, toma un día para firmar todo el mes o toda la semana.
  • Archivo de páginas que se van sumando día a día.
  • Espacio físico para archivar el registro horario en papel, durante 4 años.
  • Persona que se encargue de ese archivo y lo custodie.

La lista es larga, pero pasemos directamente a los problemas que te irás encontrando conforme se sumen los días de fichaje en papel.

6 inconvenientes en los que no habías pensado si en tu empresa realizan el registro horario de jornada laboral en PAPEL.

1. ¿Fiable, objetivo e invariable?

El fichaje debe ser fiable, objetivo e invariable. Es decir:

Fiabilidad, porque el método utilizado debe funcionar correctamente para el fin elegido.

Objetividad, el momento del fichaje es el que es y no otros aleatorio.

Invariabilidad, nada ni nade puede cambiar lo que ya se ha registrado.

Con el papel, lo anterior, cae por su propio peso.

Dependiendo del método de fichaje utilizado, por ejemplo, mediante huella dactilar, la empresa proveedora, en caso de externalizar el servicio de control horario, sí estaría en posición de poder certificar los fichajes.

2. ¿Información segura?

Desde el momento en el que un empleado va a firmar en papel y puede ver información de los trabajadores que ya lo han hecho antes que él, se está vulnerando el derecho a la intimidad.

Un sistema de fichaje basado en tecnología, podría recoger simplemente el fichaje de la persona que se dispone a registrar su horario y listo.

3. ¿Datos anónimos?

Relacionado con el punto anterior, pensemos en cómo podríamos anonimizar los datos de cada trabajador en papel, es lo que se llama seudonimización en el tratamiento de los datos del trabajador.

Se podría, por ejemplo: atribuyendo un código diferente a cada empleado, en sustitución de su nombre y apellidos.

Además de utilizar paginas diferentes para cada persona en plantilla.

Procurar que no haya errores u olvidos acerca de a quién pertenece cada código.

De esta forma se multiplican los papeles a archivar y custodiar.

Con un sistema basado en tecnología la información queda guarda en servidores.

4. ¿Quién accede a los datos?

Si ya era un problema, que en el momento de la firma unos trabajadores vieran lo de otros, hay que controlar además, quién manipula, guarda, mueve… los papeles con los fichajes.

Debe llevarse un control de quién accede a esa información.

En papel una solución viable sería asignar personal de recursos humanos para ello y guardar en un archivador los documentos de fichajes, dentro de un armario bajo llave.

Ahora bien, haría falta un libro de firmas de personas que acceden a dicha llave del armario. Este sistema, haría que entrásemos en bucle de quién ve qué información personal, quién custodia la llave…

Con un sistema automatizado, se establecerían roles de acceso al personal con permisos de gestión, pudiendo consultarse el historial de acceso a la información en cualquier momento.

5. ¿Archivar papel durante 4 años?

Piensa en el espacio que ocupan 4 años de fichajes diarios, en papel.

Piensa en la persona que debe archivarlos, custodiarlos, tratarlos, buscar toooooooodos los registros de una sola persona, si se diera el caso de que los pidan…

Ahora piensa que en 2 clics tienes el informe que quieras. Y no solo de asistencia, sino de puntualidad, vacaciones, etc.

6. ¿Cómo ejercer el derecho sobre el tratamiento de los datos?

La normativa de protección de datos indica que el empleado puede ejercer su derecho sobre el tratamiento de sus propios datos: derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad de datos, limitación del tratamiento y olvido.

En cualquier momento, ya sea a petición de un inspector, o para aclarar un asunto interno, puede ser necesario extraer el registro horario de un solo empleado, o de todas las personas de un departamento, por ejemplo, a fin de comprobar las horas extra trabajadas durante 1 año.

Tenerlo en papel, implicaría un coste demasiado alto, ya que obligaría a destinar demasiados recursos a algo que la tecnología soluciona rápida y fácilmente.

Más de 25 años innovando en el registro horario

En MHP tenemos más de 25 años de experiencia innovando en el registro horario.

A través del Servicio Integral de Gestión de Horarios las empresas realizan el registro horario de su personal y gestionan vacaciones, permisos y justificación de ausencias, SIN PAPEL.

El servicio incluye todas las etapas que intervienen en el control horario laboral para que funcione de principio a fin, sirva para tomar mejores decisiones en la empresa y ante una Inspección de trabajo:

  • Diferentes métodos de fichaje, que se adaptan a todas las modalidades de trabajo: presencial, en remoto, híbrida.
  • Aplicación de gestión, a la que accede el rol de gestor de RRHH, así como el de empleado.
  • Asesoramiento legal, especializado en protección de datos.
  • Atención y soporte técnico.
  • Integración de sistemas.
  • Formación continua. Saber cómo se utiliza lo contratado es esencial para poder sacarle todo el rendimiento.

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