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Feb2020

Artículo MHP: ¿Cómo va lo del registro horario de la jornada de los empleados?

Desde que se aprobara el pasado año la obligación de llevar un registro horario de la jornada laboral del empleado, no han hecho más que aflorar noticias sobre el aumento de las inspecciones de trabajo, las sanciones interpuestas y las numerosas formas de llevar mal este registro, algunas veces por pura ignorancia, otras por picaresca.

Para erradicar al menos la ignorancia, detallaremos en este artículo lo básico con lo que debemos cumplir por exigencias de la normativa. 

Principales aspectos legales de la normativa de registro horario

  • Obligación de llevar un registro horario que incluya hora de inicio y de finalización, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
  • El sistema para el registro es de libre elección, siempre y cuando sea fehaciente y garantice la fiabilidad y la invariabilidad de los datos.
  • Conservación de los registros durante 4 años.
  • Información a disposición de los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
     

¿Qué se considera jornada de trabajo y qué no?

Ahora bien, tiene sentido concluir que no es suficiente, por no ser objetivo, registrar únicamente la hora de entrada y la de salida, pues durante la jornada pueden darse eventualidades que la interrumpan, no considerándose tiempo efectivo de trabajo.

¿Se computa el descanso como tiempo de trabajo?

En relación a la imagen anterior es importante realizar las siguientes observaciones sobre los descansos:

  1. Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un periodo de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos
  2. Este descanso obligatorio se aplica a todos los trabajadores y en todos los contratos con carácter general y sin excepción: jornada continua, partida, trabajadores a tiempo parcial, etc...
  3. Será el empresario, salvo que el Convenio Colectivo no indique otra cosa, quien fije el momento del disfrute, pero no cabe bajo ningún concepto, situar el disfrute del mismo al final de la jornada, convirtiéndolo en una reducción de la misma (Sentencia del Tribunal Supremo de 6 de marzo de 2.000).
  4. El artículo 34.4 del Estatuto de los Trabajadores se remite a lo establecido al respecto en el convenio colectivo o en el contrato de trabajo y establece que «este periodo de descanso se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo».

A falta de lo anterior, deberá de partirse de que dicha pausa no tiene la consideración de tiempo efectivo de trabajo, con la consiguiente prolongación proporcional de la jornada (Sentencia del Tribunal Supremo de 17 de septiembre de 2010).

¿Quién debe registrar su jornada? ¿Quién está extento?

Aunque la obligación legal de registrar la jornada es aplicable a todos los contratos de trabajo, están exentos los siguientes casos:

  • Autónomos
  • Personal directivo con contrato de Alta Dirección
  • Personas con contrato mercantil

De lo que nadie habla: la Protección de Datos, la Seguridad de la Información y el Esquema Nacional de Seguridad

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, en su Capítulo III sobre Medidas de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, no menciona en ningún caso cómo recoger, almacenar y custodiar adecuadamente los datos necesarios para el registro horario, sin embargo, es importante saber que esta obligación implica hacerlo aplicando las medidas técnicas, organizativas y de seguridad especificadas en el RGPD y la LOPDGDD, para evitar que la empresa esté expuesta a sanciones, tanto en materia de protección de datos, como aquellas que se deriven de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social).

Así, por ejemplo, se considera infracción grave recogida en la LOPDGDD, la contratación, por parte del responsable del tratamiento, de un encargado que no ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas.

Y constituiría, asimismo, una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS por la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo a que se refieren los artículos 12, 23 y 34 a 38 del Estatuto de los Trabajadores.


¿La decisión fácil o la gran duda? Llevar el control horario en papel o implantar una solución tecnológica
 

Como se ha comentado al comienzo de este artículo, el sistema para el registro horario de la jornada del empleado es de libre elección.

La Guía sobre el registro de jornada publicada por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social añade, en relación a la libre elección del sistema:

"Esta previsión permite que las diferentes tipologías de empresas, sectores y ocupaciones profesionales puedan contar con un modelo o sistema adecuado a sus características, y precisar, de acuerdo con las propias definiciones contenidas en el convenio, condiciones tales como interrupciones, pausas, flexibilidad en la distribución del tiempo de trabajo o similares."

Ahora bien, puede llevarse en papel. Aparte del ahorro que en un primer momento puede parecer que vamos a tener reflejándolo en este soporte, de lo comentado hasta el momento y del siguiente análisis, se deduce que no está claro que este sistema cumpla con los requisitos, pudiendo darnos muchos quebraderos de cabeza.

En este sentido, la Guía para la aplicación del registro de jornada, elaborada por el Consejo Español para el Registro de Jornada, hace la siguiente recomendación:

"Al objeto de poder gestionar adecuadamente la compensación de horas por descanso, las bolsas de horas, los límites legales establecidos en el número de horas y la distribución irregular de la jornada, es conveniente contar con un sistema de registro de jornada que automatice dichos conceptos para evitar sorpresas desagradables."
 


Así pues, la citada guía, elaborada por el Consejo Español para el Registro de Jornada, menciona expresamente las deficiencias de llevar un control manual en su apartado Cómo se registra:

"Por cualquier medio fehaciente que garantice la fiabilidad y la invariabilidad de los datos: Desde sistemas informáticos o electrónicos hasta hojas de cumplimiento manual. Sin embargo, este último sistema puede resultar, aunque parezca lo contrario, menos fiable y más difícil de gestionar, especialmente a lo que se refiere a los saldos horarios."


Soluciones tecnológicas de control y registro horario

El mercado está plagado de soluciones que, además de registrar el horario de trabajo de los empleados, se complementan con opciones para la gestión online de solicitudes de vacaciones, permisos y ausencias.

Algo absolutamente coherente que se lleve junto con el registro horario de la jornada, ya que, el hecho de que un empleado no se presente a trabajar porque se encuentra de vacaciones, de gestionarse esta información de forma separada, y atendiendo exclusivamente a sus fichajes, concluiríamos que se ha ausentado de su puesto de trabajo.

Dependiendo del tipo de empresa, puede que sea necesario integrar sistemas para manejar los mismos datos en cada uno (horas extra - nóminas; altas - bajas de empleados); hay que preguntar si habrá servicio de atención al cliente, si tiene aplicación, si ésta se puede configurar con los horarios de nuestra plantilla, quién o cómo los actualizará, qué ocurre si se rompe algún dispositivo o no sabemos cómo emitir informes...

En cualquier caso, no podemos perder de vista que es un deber básico del trabajador "cumplir las órdenes e instrucciones del empresario en el ejercicio regular de sus funciones directivas", art. 5 c) E.T. 

Por su parte, el empresario se encuentra absolutamente legitimado para adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control en aras a verificar el cumplimiento por parte del empleado, de sus obligaciones y deberes laborales, art. 20 E.T.


Factores a tener en cuenta a la hora de seleccionar un sistema de registro horario
 

Existen varios factores a tener en cuenta, antes de decidirnos por un sistema de registro de jornada.

Si los ponemos todos sobre la mesa, veremos que es importante elegir bien para no invertir 2 o más veces o, en el peor de los casos, que una mala elección nos dé más trabajo de gestión y sanciones, que es lo que no queríamos desde el principio.

Por este motivo, en MHP hemos escrito el e-book: 6 puntos a tener en cuenta, antes de elegir un sistema para el registro horario de la jornada del personal, descargable de forma gratuita.

En MHP tenemos 25 años de experiencia en el control horario. Hemos desarrollado el Servicio Integral de Gestión de Horarios, que permite el registro de la jornada laboral del empleado y la gestión online de horarios, fichajes, solicitudes de vacaciones, permisos y ausencias por horas. 

Para tranquilidad del cliente, nuestro servicio incluye todas las etapas necesarias para garantizar su óptimo funcionamiento. 

MHP tiene presencia en las principales ciudades de España, así como en Lisboa, Londres, Ámsterdam y Berlín
 

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