Artículo MHP. Qué hay que tener en cuenta para elegir un sistema de registro de horario

Como dice el refrán: lo barato sale caro. 

De algo muy completo y de calidad suele esperarse un precio elevado. Pero esta premisa no siempre es cierta porque, como dirían en tierras gallegas: depende.

Con los sistemas de control horario de la jornada laboral de los trabajadores ocurre algo similar.

Desde que se aprobara la obligación de fichar allá por el año 2019, han aflorado un sinfín de empresas dedicadas a proveer de control de presencia o asistencia.

Pero más allá de la infinita oferta que se nos presenta con solo una búsqueda en internet, como empresa es crucial conocer muy bien qué debe contemplar el sistema de registro horario elegido, teniendo en cuenta las características de la empresa.

Adelantamos que seleccionar solo en base a un precio bajo, más pronto que tarde da problemas.

6 puntos a tener en cuenta, antes de elegir un sistema para el registro horario de la jornada del personal

1.    ¿Qué exige cumplir exactamente la normativa de registro horario a la empresa?

El decreto expresa hora de entrada y de salida, pero entre medias sabemos que existen  pausas para comer o ausencias por visita médica, vacaciones, bajas o permisos especiales. 

El sistema elegido debe reflejar estos y otros supuestos propios en tu empresa o convenio.

2.    ¿Qué sistemas de fichaje necesito para que puedan registrar su horario empleados en todas las modalidades de trabajo?

Un comercial que siempre está en la calle, un administrativo que ha optado por trabajo presencial 100% y un informático que combina teletrabajo y presencial días alternos a la semana, ¿ficharán con el mismo método? Móvil, web, huella, facial…

3.    ¿Podré generar informes?

Si toda la puesta en marcha para que el personal fiche no se concreta en informes útiles, no solo para cumplir con la normativa o ante una inspección, sino también para la toma de decisiones basadas en datos fiables y objetivos, estamos implementando a medias.

4.    ¿Si algo se rompe o tenemos dudas de su funcionamiento, dan soporte?

Todo muy bien hasta que llega el momento de utilizarlo de verdad y no sabemos cómo ponerlo a funcionar, creemos que no va bien, no refleja lo esperado o se rompe algo. 

5.    ¿Junto al control horario debo tomar medidas adicionales en lo que a protección de datos personales se refiere?

Protección de datos y seguridad de la información, 2 grandes olvidadas que deben ir de la mano del control horario. Hay que guardar los registros durante 4 años.

No solo hay que tomar medidas de protección de datos, siguiendo indicaciones del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales); también han de tomarse medidas para la seguridad de la información. 

6.    ¿Contratar un servicio o comprar?

Un servicio a menudo debe incluir, al menos, los puntos anteriores. 

Comprar, en cambio, es un hecho puntual, y en caso de haber mantenimientos, formaciones o soporte posterior, puede esconder un coste adicional por cada necesidad que comunique la empresa cliente.

25 años innovando en el registro horario

A través del Servicio Integral de Gestión de Horarios de MHP cientos de empresas clientes de todos los sectores y actividades, registran el horario de su personal y gestionan vacaciones, permisos y ausencias, sin papel.

Sabemos que no es fácil elegir la mejor opción de control horario para nuestra empresa, por eso en MHP hemos escrito el e-book: 
6 puntos a tener en cuenta, antes de elegir un sistema para el registro horario de la jornada del personal, que puedes descargarte a continuación: